Réaliser un feedback motivant post-confinement, comment faire ?

Une période complètement inédite s'achève et vos collaborateurs sont de retour à leur poste. Il est temps de réaliser un feedback motivant pour garder vos précieux collaborateurs ultra-motivés !

Du jour au lendemain, nous nous sommes tous retrouvés face à l'inconnu, managers et collaborateurs ont découvert en même temps le travail à la maison à plein temps. Les inégalités étaient nombreuses, certains devaient gérer leurs enfants et leur scolarité à distance, d'autres n'étaient pas complètement équipés, ou ont dû faire face à la maladie. Autant de facteurs qui n'ont pas facilité l'expérience. A cela, nous pouvons y ajouter de la solitude pour certains, un sentiment d'oppression pour d'autres. Dans beaucoup de ménages, un des parents s'est complètement mis au service de l'autre... Malgré toutes ces difficultés, vos collaborateurs ont continué de s'investir. Il est temps de leur faire un feedback de qualité et de leur dire MERCI!

Le feedback : un précieux outil de développement

Pendant cette période, tout le monde a appris, du CEO au collaborateur, chaque personne a expérimenté à sa manière, il est temps à présent de faire le bilan des apprentissages réalisés et d'en extraire le positif.

Marion Sarazin, psychothérapeute et enseignante PNL, l’explique très bien dans son livre [1]  : "Les interactions entre les personnes forment des boucles de "feedback" ; ce qui permet de postuler qu’il n’y a pas d’échec, il n’y a que du feedback. Les critiques reçues, les tentatives avortées, les erreurs commises, les refus essuyés, les occasions manquées, etc. sont autant d’événements que la PNL invite à ne pas qualifier d’échecs mais d’événements qui nous "nourrissent en retour" - traduction littérale de l’anglais. Ce sont des sources d’apprentissage. "

Il n'y a pas d'échecs, il n'y a que du feedback - (Milton Erickson)

Dans le monde professionnel, il est fréquent de remarquer que les managers convoquent très solennellement leur collaborateur pour donner des feedback qui sont en réalité des recadrages. Ces entretiens sont même parfois une cérémonie de reproches. Rares sont ceux qui ont la capacité de reconnaître le droit à l'erreur et que celle-ci permet de progresser. Plus rare encore : ceux qui prennent le temps de faire un retour positif à leur collaborateur, sans contrepartie négative. Paradoxalement, le feedback en dit plus sur l’émetteur que sur le récepteur [2].

Remercier vos collaborateurs et reconnaître leurs succès ne vous mettra pas en position de faiblesse, bien au contraire, vous gagnerez ainsi le respect et la confiance de vos équipes. Cet échange vous donnera également l'occasion de donner du sens aux tâches que vous leur confiez. Essayez, le succès est garanti!

Les 3 étapes pour un feedback réussi et motivant

Soyez spécifique sur les aspects positifs

Pour qu'un feedback soit pertinent, il est nécessaire de le rendre spécifique. Le fameux "c'est bien!", ou encore le "bravo!" sans consistance peut être reçu comme un chocolat creux à l'intérieur! C'est agréable, mais il manque quelque chose et ne laissera pas un souvenir impérissable. Après avoir pris le temps d'écouter votre collaborateur sur son expérience de travail à la maison, relevez spécifiquement les points que vous avez particulièrement apprécié. Par exemple :

"Je tenais à te remercier pour le travail que tu as effectué à la maison, j'ai particulièrement apprécié ta disponibilité et ta rapidité dans le dossier de Mme Y alors que je sais que tu avais deux enfants à gérer à plein temps."

Naturellement, votre discours devra être teinté d'authenticité, sans quoi, il sonnera faux pour votre collaborateur.

Suggérez les points d'amélioration

Vous avez noté des points qui pourraient être améliorés? Qui n'ont pas répondu à vos attentes ? Il est préférable de les mentionner en deuxième partie de feedback. Un retour de votre part est aussi intéressant pour le collaborateur qui sera au clair avec vos attentes et qui aura matière à se remettre en question pour atteindre les objectifs. Lorsque vous formulerez vos attentes, pensez à vous exprimer à la première personne "Je" et non pas avec le "tu qui tue"...

Pour que votre suggestion soit bien reçue, il faut éviter les "grands annulateurs" : Mais, par contre, toutefois, c'est dommage, sauf, ... On les appelle ainsi car ils effacent tout ce qui a été dit précédemment. Pour bien démarrer, vous pouvez commencer votre 2ème étape avec une phrase du style :

"Et cela m’aurait aidé à mieux comprendre si…",

"Et j’aurais apprécié de voir…",

"Et pour la prochaine fois, je vais te suggérer de… ",

"Lors du prochain projet, j’aimerais te suggérer de prévoir un ou deux jours supplémentaires pour te permettre d’affiner la mise en page…"

Remerciez de façon authentique

Concluez par des remerciements généraux sur l'investissement global de la personne. Mettez-y de la générosité, de l'authenticité et de la bienveillance, cela permettra au collaborateur de sentir qu'il compte pour l'entreprise et qu'il a eu raison de se donner autant de peine pendant ce confinement!

"Dans l’ensemble, j’ai beaucoup apprécié… "

"De façon générale, ta contribution… ",

"Je tiens à te remercier pour ton investissement…"

"Très bon travail !",

"Je trouve que tu as réalisé un très bon travail et je te remercie sincèrement pour ton investissement !"

En résumé

Soyez à l'écoute! Les membres de votre équipe auront beaucoup à vous apprendre. Ces enseignements vous permettront de gérer de potentielles situations similaires avec beaucoup plus de facilité. Partagez avec eux vos propres difficultés et échangez ensemble sur ce qui pourrait être mis en place pour éviter de reproduire les problématiques rencontrées.

Faites preuve de reconnaissance, ils en ont besoin pour recharger les batteries et donner du sens à leur investissement peu commun de ces dernières semaines.

Soyez authentique ! Les propos qui viennent du coeur sont bien mieux reçus que les messages génériques. Prenez le temps de rencontrer votre collaborateur de vive voix. Si la situation ne vous le permet pas, organisez un entretien téléphonique ou une vidéoconférence, et prenez le temps et les dispositions nécessaires pour un échange de qualité.

Sources :

[1]S'initier à la PNL, 2010, ESF sciences humaines, M. Sarazin

[2]What Did You Say ? The Art of Giving and Receiving Feedback, 1992, C. Seashore, N.C et al.

Contenu inspiré des enseignements de I. David et T. Mohn